Digitale Archivierung

Vom Papier zur digitalen Akte

Die Digitalisierung ist in großen Unternehmen und in Institutionen des Gesundheitswesens weit voran geschritten. Nahezu alle großen Unternehmen haben die Themen sehr erfolgreich umgesetzt. Das digitale Unternehmen, gleich in welcher Branche, ist also keine Vision, sondern immer häufiger Alltag und in Konzernen und Kliniken weit verbreitet.

Im Mittelstand und auch in kleineren Unternehmen gibt es eine zunehmendes Interesse für eigene Digitalisierungsstrategien. Die Auslöser für das steigende Interesse sind vielfältig. Auch beflügeln die nahezu unbegrenzt erscheinenden Möglichkeiten auf den mobilen Endgeräten, wie Tablet-Computer und Smartphones und das Arbeiten mit der "Cloud" die Phantasie für eine digitale(re) Arbeitswelt.

Behutsame Einführung

In der Praxis müssen, für eine digitaler(re) Arbeitswelt, einige Anstrengungen und Überlegungen gemacht werden um tatsächlich brauchbare Ergebnisse auf Dauer zu etablieren. Denken Sie einfach daran, dass seit der Einführung der Computer der Papierverbrauch deutlich gestiegen ist, denn Menschen haben die Tendenz auch elektronische Dokumente auszudrucken. Scannen und digitale Archivierung erfordert die Mitnahme aller Mitarbeiter und zunächst Hilfestellung bei der Bearbeitung digitaler Dokumente.

Auch wenn es verlockend klingt, ist es kaum zielführend und auch einfach zu teuer alle Dokumente zu Scannen und auf das papierlose "Arbeiten ohne Druck(er)" umzuschalten.

Es gibt zweifelsfrei viele Vorteile in ökologischer, organisatorischer und monetärer Hinsicht. Die Einsparung für Archiv-Flächen, die Verfügbarkeit von Dokumenten an beliebigen Standorten und unterschiedlichen Endgeräten und nicht zuletzt die rechtliche Akzeptanz und Beweiskraft von digitalen Dokumenten sind entscheidende Vorteile der Digitalisierung.

Dabei gilt es eine Strategie für die Digitalisierung zu entwickeln. Es muss unbedingt sicher gestellt sein, dass alle Dokumente mit Sorgfalt und entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen gehandhabt werden, wenn sie vom Papier in die digitale Akte überführt werden.

Scannen von Probandenakten

In der Arbeitsmedizinischen Praxis gibt es meist ein großes Archiv von Probandenakten. Die ärztlichen Unterlagen zur arbeitsmedizinischen Vorsorge nach ArbMedVV müssen  mindestens 10 Jahre und beim Umgang mit krebserzeugenden Gefahrstoffen mindestens 40 Jahre nach der letzten Vorsorge aufbewahrt werden. Was also tun?
Einerseits sind aktuelle Arbeitsmedizinische Software-Programme selbst in der Lage Dokumente zu verwalten. Andererseits ist der Umgang mit dem vorhanden Papierarchiv zeitraubend und das Problem der Langzeitarchivierung nicht gelöst.

Im Tagesbetrieb sollten zunächst Überlegungen angestellt werden, ob und wie weit heute noch Papierakten gefüllt werden und diese nicht auch vollständig in der Praxis-Software abgelegt werden können. Als "Capture-Scan" kann man diesen Prozess und Ablage in der eigenen Datenbank bezeichnen.

Zur Digitalisierung von Archivakten bieten sich je nach Umfang und Größe des Archivs Lösungen vom Scannen, Indexieren und Integrieren bis hin zur Archiv­auslagerung an.

Scannen und digitale Archivierung

• Dokumente von DIN A7 bis DIN A0
• Bücher, Zeitungen, Zeitschriften, Fotos (s/w, Graustufen, Farbe)
• Großformatigen Vorlagen bis DIN A0 (s/w, Graustufen, Farbe)
• Negativfilmstreifen und Dias mit bis zu 4000 dpi
• Scannen und Mikroverfilmen in einem Arbeitsgang
• Digitalisierung von Mikrofiches und Mikrofilm-Jackets
• Scannen von mikroverfilmten Archivalien
• Mikroverfilmen von Büchern, Zeitungen, Zeitschriften
• Duplizierung von Mikrofilmen (Diazofilm oder Silberfilm)
• Rückvergrößerungen aus Mikrofilmen
• Langzeitarchivierung von digitalen Dokumenten durch Mikrofilmplotter auf 35 und 16 mm Rollfilm
• Digitale Bearbeitung von gescannten Dokumenten
• Erstellen von digitalen Dokumentationen
• Speicherung in allen Formaten z.B. (PDF-A2b; JPEG, Tiff)
• Datenerfassung auch mit OCR oder auch Barcode
• Texterfassung
• Aktenvernichtung nach DIN 32757-1/Sicherheitsstufe 3